polska bip-logo
Powiększ
A+
Pomniejsz
A-
Kontrast
Reset

Regulamin funkcjonowania dziennika elektronicznego

Regulamin funkcjonowania dziennika elektronicznego

w Państwowej Szkole Muzycznej I st. nr 2

Marii Szymanowskiej w Kędzierzynie-Koźlu

 

I.  Informacje ogólne

  1. W szkole funkcjonuje dziennik elektroniczny – dalej e-dziennik. Obsługą platformy na której znajduje się dziennik zajmuje się firma zewnętrzna MobiReg, na podstawie umowy pomiędzy dyrektorem szkoły, a uprawnionym przedstawicielem firmy MobiReg. E-dziennik posiada adres: mobireg.pl/psm-kozle.
  2. Podstawą prawną funkcjonowania e-dziennika, przechowywania i przetwarzania danych uczniów, rodziców oraz dokumentowania przebiegu nauczania są:
      1. Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 21 grudnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne szkoły i placówki artystyczne dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej działalności (Dz.U. 2017, poz. 2474),
      2. 47 ust. 1 pkt. 7, art. 53 ust. 5 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (Dz.U. 2017, poz. 59 i 949)
      3. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2016, poz. 922 z późn.zm.)
      4. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego o ochronie danych (RODO)
      5. Statut Państwowej Szkoły Muzycznej I st. nr 2 im. Marii Szymanowskiej w Kędzierzynie-Koźlu,
  3. Za prawidłowość działania systemu, ochronę danych osobowych umieszczonych na serwerach oraz tworzenie kopii bezpieczeństwa odpowiada firma nadzorująca pracę e-dziennika, pracownicy szkoły mający dostęp do edycji i przeglądania danych oraz uczniowie i ich rodzice/opiekunowie w zakresie udostępnionych im danych.
  4. Administratorem danych osobowych jest Państwowa Szkoła Muzyczna I st. nr 2 im. Marii Szymanowskiej w Kędzierzynie-Koźlu.
  5. Administratorem e-dziennika jest dyrektor szkoły przy współpracy Sekretarza szkoły.
  6. Zakres danych gromadzonych w e-dzienniku:
      1. dane osobowe uczniów i ich rodziców/opiekunów
      2. oceny bieżące
      3. frekwencja
      4. tematy zajęć
      5. oceny klasyfikacyjne śródroczne, roczne i końcowe
      6. uwagi i pochwały
  7. Zapisy w e-dzienniku zapewniają realizację prawa oświatowego oraz postanowień Wewnątrzszkolnego Systemu Oceniania.
  8. Użytkownicy e-dziennika: dyrektor, sekretarz szkoły, nauczyciele, uczniowie, rodzice/opiekunowie są zobowiązani do stosowania zasad zawartych w niniejszym dokumencie.

 

II.  Konta w e-dzienniku i zasady bezpieczeństwa

  1. Użytkownik e-dziennika ma obowiązek zapoznania się z jego regulaminem oraz stosować się do zasad bezpieczeństwa w jego użytkowaniu.
  2. Każdy użytkownik e-dziennika otrzymuje dostęp do swojego konta w postaci loginu i hasła, które zmienia na własne po pierwszym zalogowaniu się.
  3. System e-dziennika wymusza okresową zmianę hasła na koncie nauczyciela co 30 dni.
  4. Nauczyciele i sekretarz szkoły otrzymują loginy i hasła od administratora e-dziennika.
  5. Uczniowie klas pierwszych i ich rodzice/opiekunowie jak również nauczyciele rozpoczynający pracę w szkole otrzymują dostęp do swoich kont na początku roku szkolnego.
  6. Uprawnienia przypisane użytkownikom mogą być zmienione przez administratora e-dziennika.
  7. Przydzielone konta są aktywne do momentu zakończenia nauki lub ustania zatrudnienia w szkole. Administrator w wyjątkowych sytuacjach może czasowo lub na stałe zablokować konto.
  8. W przypadku utraty hasła lub podejrzenia, że zostało odczytane/wykradzione przez osobę nieuprawnioną, użytkownik zobowiązany jest do bezzwłocznego poinformowania o tym fakcie administratora e-dziennika.
  9. Zaleca się, aby na sprzęcie komputerowym z którego użytkownik loguje się do e-dziennika zainstalowane było aktualne oprogramowanie antywirusowe oraz antyspyware.
  10. Przystępując do logowania użytkownik powinien:
      1. korzystać wyłącznie z zaufanego sprzętu umożliwiającego dostęp do Internetu,
      2. dbać o prawidłowe ustawienie przeglądarki internetowej (zalecaną przeglądarką do obsługi e-dziennika jest Mozilla Firefox,
      3. upewnić się, czy w obrębie okna przeglądarki internetowej znajduje się symbol kłódki, oznaczający, że połączenie jest szyfrowane specjalnym protokołem SSL, pozwalającym na bezpieczną komunikację,
      4. nie zapisywać w oknie przeglądarki ani na plikach komputerowych hasła dostępu do e-dziennika,
      5. nie pozostawiać bez nadzoru aktywnego konta – każdorazowo wylogować się z systemu przed opuszczeniem stanowiska komputerowego lub zakończeniem pracy z systemem e-dziennika,
      6. w przypadku utraty hasła lub podejrzenia, że zostało ono odczytane przez nieuprawnioną osobę, administrator dziennika po otrzymaniu zgłoszenia niezwłocznie resetuje hasło użytkownika w systemie,
      7. w razie utraty hasła dostępu, odblokowanie dostępu do konta dokonuje administrator e-dziennika w terminie do 7 dni od zgłoszenia problemu.

 

III. Przekazywanie informacji w e-dzienniku

  1. Przekazywanie informacji rodzicom/opiekunom i uczniom w e-dzienniku ma na celu usprawnienie komunikacji oraz łatwy podgląd postępów w nauce swojego dziecka, jak również kontrolę jego frekwencji na zajęciach.
  2. W e-dzienniku do przekazywania i wymiany informacji służy skrzynka pocztowa, która nie zastępuje obowiązujących w szkole zasad przekazywania informacji, ale je uzupełnia.
  3. Nauczyciele i uczniowie są zobowiązani do regularnego (codziennego) sprawdzania otrzymanych wiadomości.
  4. Skrzynka pocztowa nie może:
      1. służyć wymianie szczegółowych informacji dotyczących oceny postępów w nauce lub zachowania ucznia – uzyskanie tych informacji możliwe jest wyłącznie przez osobisty kontakt z nauczycielem,
      2. wyjaśnianiu szczegółowych zasad funkcjonowania szkoły,
      3. zastąpić oficjalnych dokumentów papierowych, które są uregulowane przepisami odnośnie dokumentacji szkolnej,
      4. służyć do usprawiedliwiania nieobecności ucznia w szkole,
  1. Skrzynka pocztowa umożliwia wysłanie wiadomości indywidualnie lub zbiorczo uczniom, rodzicom/opiekunom lub nauczycielom.
  2. Moduł Tablica ogłoszeń służy do powiadomienia użytkowników o ważnych dla szkoły lub klasy informacjach, a także pozwala na tworzenie ankiet systemowych. Adresatem wystawionego komunikatu mogą być uczniowie, rodzice lub nauczyciele.

 

IV.  Zadania i obowiązki użytkowników e-dziennika

Dyrektor/Administrator/Sekretarz szkoły

  1. Dyrektor szkoły jest równocześnie administratorem e-dziennika i opracowuje jego strukturę na dany rok szkolny.
  2. Sekretarz szkoły jest pisemnie upoważniony przez dyrektora do dokonywania wpisów w e-dzienniku w module Zarządzanie danymi uczniów.
  3. Dyrektor odpowiada za kontrolowanie poprawności uzupełniania e-dziennika.
  4. Wszystkie operacje na koncie administratora e-dziennika powinny być wykonywane ze szczególną uwagą i po dokładnym rozpoznaniu zasad funkcjonowania szkoły.
  5. Do obowiązków administratora e-dziennika należy:
      1. wprowadzenie nowych użytkowników systemu oraz przeszkolenie nauczycieli,
      2. zakładanie i konfigurowanie kont użytkowników,
      3. generowanie loginów i haseł dla użytkowników e-dziennika,
      4. tworzenie jednostek i klas, list nauczycieli, przydziałów zajęć, przedmiotów itp., przydziałów do klas i grup, których edycja możliwa jest tylko z konta administratora,
      5. dodawanie nowego ucznia lub przeniesienie ucznia do innej klasy/grupy,
      6. skreślenie lub usuwanie ucznia z listy uczniów, po zarchiwizowaniu danych ucznia i wydruku kartotek danego ucznia,
      7. wprowadzenie dni wolnych od zajęć dydaktycznych,
      8. wprowadzenie trwałych zmian w planach zajęć lub odblokowanie opcji dokonywania zmian w planach w celu samodzielnego dokonania zmian przez nauczyciela,
      9. w szczególnych przypadkach administrator e-dziennika może dokonać seryjnych zmian we frekwencji lub innych wpisów, po uzgodnieniu z użytkownikiem, który dokonał błędnego wpisu,
      10. powiadomienie wszystkich użytkowników systemu, że ich działania będą monitorowane, a wyniki ich pracy będą zabezpieczane i archiwizowane,
      11. dwa razy w roku, w tym 10 dni od zakończenia roku szkolnego ma obowiązek archiwizowania całego e-dziennika szkoły jako dokumentacji przebiegu nauczania – zapisania go na elektronicznym nośniku danych wraz z programem umożliwiającym odczyt i zabezpieczenia go przed dostępem osób niepowołanych,
      12. wydruk świadectw promocyjnych, końcowych, arkuszy ocen,
      13. pomoc innym użytkownikom systemu we właściwym korzystaniu z e-dziennika,
      14. powiadamianie za pomocą Wiadomości odpowiednich użytkowników e-dziennika w sprawach mających kluczowe znaczenie dla działania systemu,
      15. promowanie i przedstawianie wszystkim użytkownikom możliwości wykorzystania danego systemu, stosowania modułów mogących usprawnić przepływ informacji w szkole,
      16. zgłaszanie firmie zarządzającej wszelkich problemów oraz każdego przypadku naruszenia bezpieczeństwa w celu podjęcia dalszych działań – zablokowanie dostępu czy pozostawienie w celu zbierania dalszych dowodów,
      17. odblokowanie zablokowanych kont użytkowników po wyjaśnieniu powodów takiej sytuacji,
  6. W przypadku zablokowania konta nauczyciela administrator e-dziennika ma obowiązek:
      1. wyjaśnienia powodu blokady,
      2. w razie zaistnienia próby naruszenia bezpieczeństwa powiadomienia firmy nadzorującej,
      3. sprawdzenia wraz z nauczycielem aktualnej zawartości jego konta z tworzonymi kopiami bezpieczeństwa i jeśli jest taka potrzeba przywrócenia do prawidłowej zawartości,
      4. wygenerowania i przekazania nowego jednorazowego hasła dla uprawnionego użytkownika,
  7. Wszelkie ustawienia konfiguracyjne na poziomie szkoły dokonywane są przez administratora e- dziennika.

Nauczyciel

  1. Na podstawie oddzielnego upoważnienia, udzielonego przez dyrektora szkoły/administratora, każdy nauczyciel może obsługiwać swoje konto, a tym samym przetwarzać dane osobowe uczniów i ich rodziców/opiekunów na prywatnych urządzeniach elektronicznych (tablet, komputer, telefon komórkowy itp.) z zachowaniem procedur oraz zasad bezpieczeństwa zawartych w niniejszym regulaminie i przepisach „RODO”.
  2. Nauczyciel jest osobiście odpowiedzialny za swoje konto i nie ma prawa umożliwiać korzystania z niego osobom trzecim. Nauczyciel jest zobowiązany do podjęcia wszelkich kroków w celu jego ochrony przed odczytaniem go przez osoby trzecie.
  3. Za ujawnienie poufnych danych z e-dziennika nauczyciel ponosi konsekwencje prawne.
  4. Nauczyciel instrumentu/przedmiotu głównego na początku września rozdaje uczniom otrzymane od administratora loginy i hasła do ich kont oraz wyjaśnia zasady funkcjonowania e-dziennika w szkole. Ponadto osobiście lub za pomocą poczty elektronicznej przekazuje rodzicom/opiekunom logony i hasła do ich kont, informuje o tym jak korzystać z e-dziennika, podaje adres strony mobireg.pl/psm-kozle oraz informuje o konieczności zapoznania się z regulaminem e-dziennika dostępnym na stronie internetowe szkoły.
  5. Nauczyciel przegląda na bieżąco frekwencję uczniów, dokonując stosownych zmian, np. usprawiedliwień, poprawy błędów.
  6. Zgłasza administratorowi e-dziennika wszelkie nieścisłości dotyczące swoich uczniów lub swojej klasy zauważone w trakcie użytkowania e-dziennika.
  7. Niezwłocznie w (w ciągu 5 dni roboczych) koryguje błędne zapisy wskazane przez dyrektora/administratora e-dziennika.
  8. Nauczyciel przesyła informację o przewidywanej półrocznej, rocznej lub końcowej ocenie negatywnej z przedmiotu (wg. WSO) rodzicowi/opiekunowi poprzez wiadomość w zakładce Kontakt i uznaje za skutecznie doręczoną niezależnie od tego, czy została odebrana.
  9. Sekretariat szkoły na polecenie nauczyciela przesyła rodzicowi/opiekunowi w formie listownej informację o przewidywanej półrocznej, rocznej lub końcowej ocenie negatywnej, jeśli rodzic/opiekun zgłosił we wrześniu brak możliwości korzystania z e-dziennika.
  10. Na 2 dni przed datą klasyfikacyjnej Rady Pedagogicznej półrocza i końca roku szkolnego sprawdza dokonane wpisy w e-dzienniku, ze szczególnym uwzględnieniem danych potrzebnych do wydruku świadectw.
  11. W celu sprawnego ewidencjonowania przebiegu nauczania w e-dzienniku każdy nauczyciel jest zobowiązany:
      1. przypisać program nauczania, repertuar, zadania techniczno-wychowawcze w przypadku zajęć indywidualnych,
      2. wpisywać tematy zajęć, frekwencje, oceny bieżące, przewidywane półroczne, roczne i końcowe,
      3. uzupełniać wszelkie zaległości do końca bieżącego tygodnia,
      4. zweryfikować i dokonać ewentualnych korekt wpisu ocen półrocznych lub końcowo-rocznych w dzień poprzedzający zebranie półrocznej lub końcowo-rocznej klasyfikacyjnej Rady Pedagogicznej - niedopuszczalna jest zmiana tych ocen w dniu zebrania Rady Pedagogicznej,
      5. przygotować do wydruku świadectwa i arkusze ocen – w zakresie powierzonym przez dyrektora/administratora,
      6. systematycznie sprawdzać przychodzące na jego konto wiadomości oraz udzielać na nie odpowiedzi,
  12. Po każdym zalogowaniu się do e-dziennika nauczyciel powinien sprawdzić wiarygodność informacji o ostatnim udanym i nieudanym logowaniu się na konto. W razie zauważenia nieprawidłowości, nauczyciel powinien niezwłocznie zawiadomić o tym fakcie administratora e-dziennika. Po zakończeniu pracy nauczyciel powinien pamiętać o wylogowaniu się z konta.

Rodzic/Opiekun

  1. Rodzicowi/opiekunowi ucznia przysługuje prawo bezpłatnego korzystania z konta w e-dzienniku.
  2. W przypadku braku możliwości korzystania z e-dziennika rodzic/opiekun jest zobowiązany zgłosić ten fakt Sekretarzowi szkoły na początku roku szkolnego.
  3. Hasło i login są wydawane dla każdego rodzica/opiekuna indywidualnie i nie mogą być udostępniane uczniom, ani innym nieupoważnionym osobom.
  4. W przypadku utraty hasła lub zablokowania dostępu do konta rodzic/opiekun powinien skontaktować się z administratorem e-dziennika celem wygenerowania nowego hasła. Zgłoszenia można również dokonać za pośrednictwem nauczyciela instrumentu/przedmiotu głównego.
  5. Skrzynka pocztowa stanowi jedną z form komunikacji szkoły z rodzicami/opiekunami i nie zastępuje aktywnego udziału w spotkaniach szkolnych.
  6. Informacje zawarte w wiadomościach dla rodziców/opiekunów zgodnie z terminami określonymi w Statucie szkoły, dotyczące ocen przewidywanych, braku podstaw do klasyfikacji, zagrożeń oceną negatywną mają moc prawną i uważa się je za dostarczone nawet w przypadku braku potwierdzenia otwarcia dokumentu (z zastrzeżeniem sytuacji, gdy rodzic/opiekun zgłosił brak możliwości korzystania z e-dziennika na początku roku szkolnego).
  7. Jeżeli rodzic/opiekun zauważy błędy we wpisach e-dziennika powinien o tym fakcie powiadomić za pomocą Wiadomości nauczyciela lub administratora e-dziennika celem wyjaśnienia przyczyn i ewentualnej korekty.

Uczeń

  1. Każdy nowy uczeń na zajęciach z nauczycielem instrumentu głównego na początku roku szkolnego otrzymuje login i hasło do swojego konta, za które jest osobiście odpowiedzialny oraz jest zapoznany z funkcjonowaniem e-dziennika. Starsi uczniowie korzystają z loginów wygenerowanych w poprzednim roku szkolnym.
  2. W przypadku utraty hasła lub zablokowania dostępu do konta uczeń powinien skontaktować się z administratorem e-dziennika lub nauczycielem instrumentu głównego.

 

V.  Postepowanie w czasie awarii technicznych

  1. Dyrektor szkoły/administrator w ramach swoich kompetencji zabezpiecza środki na wypadek awarii w celu przywrócenia normalnego funkcjonowania systemu oraz dopilnowuje jak najszybszego przywrócenia prawidłowego działania systemu.
  2. System e-dziennika na bieżąco robi kopie zapasowe dokumentu na wypadek awarii.
  3. Dyrektor/administrator e-dziennika niezwłocznie podejmuje działanie w celu przywrócenia prawidłowego działania systemu, w szczególności wyjaśnia przyczynę awarii i powiadamia nauczycieli o przewidywanym czasie naprawy.
  4. Jeśli następują takie jak usterka, brak prądu, brak dostępu do sieci internetowej lub inne powody, dla których korzystanie z e-dziennika jest niemożliwe przez okres dłuższy niż jeden dzień, dyrektor/administrator e-dziennika umieszcza informacje o tym na stronie internetowej szkoły, na tablicy ogłoszeń w sekretariacie.
  5. Postępowanie nauczyciela w czasie awarii:
      1. w razie przerw w dostępie bądź awarii systemu e-dziennika, komputera lub sieci informatycznej – nauczyciel ma obowiązek dokumentować przeprowadzenie zajęć w dowolnie wybrany przez siebie sposób i niezwłocznie po usunięciu awarii informacje te wprowadzić do systemu,
      2. wszystkie awarie sprzętu komputerowego, urządzeń przenośnych, oprogramowania czy sieci komputerowych, mają być zgłaszane osobiście w dniu zaistnienia dyrektorowi/administratorowi – bezwzględnie nie należy podejmować samodzielnych prób usunięcia awarii,
      3. w przypadku zdarzeń powodujących ogłoszenie ewakuacji każdy zalogowany w systemie informatycznym użytkownik mający dostęp do danych osobowych dokonuje natychmiast wylogowania i w razie możliwości zamyka system operacyjny i odłącza komputer od napięcia (w przypadku pracy na komputerze szkolnym).

 

Postanowienia końcowe

  1. Wszystkie tworzone dokumenty i nośniki informacji powstałe na podstawie danych z e-dziennika mają być przechowywane w sposób uniemożliwiający ich zniszczenie lub kradzież według zasad określonych w dokumentacji dotyczącej ochrony danych obowiązującej w szkole.
  2. Jeżeli nie jest możliwa jednoznaczna identyfikacja osoby proszącej o udostępnienie danych (np. rozmowa telefoniczna) pracownikom szkoły nie wolno przekazywać żadnych informacji dotyczących haseł oraz danych poufnych.
  3. Wszystkie dane osobowe uczniów i ich rodzin są poufne.
  4. Szkoła może udostępniać dane ucznia bez zgody rodziców/opiekunów odpowiednim organom na zasadzie oddzielnych przepisów i aktów prawnych obowiązujących w szkole, np. innym szkołom w razie przeniesienia, uprawnionym urzędom kontroli lub w oparciu o nakaz sądowy.
  5. Wszystkie poufne dokumenty i materiały utworzone na podstawie danych z e-dziennika, które nie będą potrzebne, należy zniszczyć w sposób jednoznacznie uniemożliwiający ich odczytanie.
  6. Niezbędna dokumentacja z funkcjonowania e-dziennika, powinna być przechowywana w szkolnym archiwum.
  7. W czasie odbywania się w szkole praktyki studenckiej wszystkich wpisów w e-dzienniku dokonuje nauczyciel – opiekun praktykanta.
  8. W razie kontroli z zewnątrz odpowiedniego organu uprawnionego do kontrolowania dokumentacji szkolnej, na czas kontroli administrator e-dziennika udostępnia wyznaczonej do tego celu osobie specjalne konto w e-dzienniku dające możliwość sprawdzenia prawidłowego jego funkcjonowania bez możliwości dokonywania jakichkolwiek zmian.
  9. Zasady prowadzenia elektronicznej dokumentacji przebiegu nauczania są na bieżąco modyfikowane w zależności od wprowadzanych zmian do systemu e-dziennika.
  10. Zatwierdzenia i wprowadzenia do stosowania Regulaminu E-dziennika dokonuje dyrektor szkoły w formie zarządzenia, po wyrażeniu opinii przez Radę Pedagogiczną.
  11. Regulamin Dziennika Elektronicznego w Państwowej Szkole Muzycznej I st. nr 2 im. Marii Szymanowskiej w Kędzierzynie-Koźlu uzyskał pozytywną opinię Rady Pedagogicznej w dniu 22 października 2020 r., wchodzi w życie zarządzeniem nr 20/2020 z dniem 6 listopada 2020 r.

 

logo-slider